Autor: Alice Anghelea
Optimizarea plății facturilor, salariilor, și obligațiilor la bugetul de stat
O problemă veche ce căuta rezolvare
În ultimii ani digitalizarea și automatizarea activităților financiare au fost inițiative fierbinți pe agenda departamentelor financiare. Dintre toate acestea, optimizarea plăților către terți a rămas neatinsă.
Tot ce cunoaștem în materie de plăti atunci când plătim furnizorii, angajații, și obligațiile la bugetul de stat, sunt clasicele ordine de plată sau transferuri bancare. Inițiate plată cu plată din internet banking sau prin importul diferitelor fișiere de plăți către mai mulți beneficiari, plățile către terți erodează eficiența trezorierilor și responsabililor cu plățile de mai bine de 20 de ani. Creează agitație atunci cand termenele de plată se apropie, consumă timp și concentrare cu activități fără valoare, și poate cel mai îngrijorător, expun informațiile confidențiale – cum sunt cele de salarii – în afara aplicațiilor menite să le protejeze.
“Ce plătim, din ce bănci plătim și cum plătim?” – sunt întrebări constante în departamentele de Accounts Payable în ultimele decenii, perioadă în care tehnologia plăților prin bancă a stagnat în lipsa unei inovații, lăsând automatizarea plăților către terți cu mult în urma altor activități financiare.
Când RPA nu e soluția
Unele companii, mulțumite de rezultatele obținute cu soluțiile RPA (Robotic Process Automation) în automatizarea activităților redundante din zona financiară, caută să rezolve similar și problematica plăților. Roboții însă nu pot crea și autoriza ordine de plată, unul dintre motive fiind riscurile de securitate, nefuncționare, și violarea termenilor și condițiilor băncilor.
…Open Banking-ul e singura soluție – pentru că digitalizează și securizează cel mai bine plățile
Așteptarea însă a luat sfârșit. Astăzi, grație deschiderii băncilor către furnizori terți de tehnologie care digitalizează plățile pe lângă alte servicii bancare (deschidere reglementată la nivel european și cunoscută deja sub numele de Open Banking și în România), companiile pot începe să renunțe la operarea manuală a fișierelor de plăți și varietatea de formate pe care trebuie să le respecte.
Astfel, se închide cercul automatizărilor specifice activităților de Accounts Payable odată cu digitalizarea plății facturilor, salariilor și obligațiilor la bugetul de stat, alături de alte plăți specifice domeniului de activitate al fiecărei companii.
Plăți mai simple către furnizori
Plata furnizorilor este una dintre cele mai importante acțiuni pentru a fi lăsată la întâmplare. Făcută corect și la timp, îți asigură o relație bună cu furnizorii și te scutește de riscul de fraudă. Iar pentru asta, experiența de plată trebuie să nu fie o corvoadă, mai precis trebuie să fie optim digitalizată.
Fără a “deranja” mersul actual al activității financiare din compania ta, activarea inițierii ordinelor de plată chiar în aplicația ta financiară te ajută să digitalizezi rapid plățile către furnizori.
Iată care sunt beneficiile:
1. 100% autonomie la plată față de fișierele multi-cash
Singurul rol pe care fișierele de plăți le-au avut până acum a fost acela de a te ajuta să pregătești plăți multiple către furnizorii tăi, în formatele cerute de băncile tale.
Prin digitalizare fișierele dispar, iar împreună cu ele dispare și cerința de a respecta formatul băncilor. Astfel, elimini complexitatea prezentă astăzi în procesul de plată dată de exporturi și importuri de fișiere, de cerințele băncilor, și simplifici orice plată către unul sau mai mulți beneficiari.
2. Flux de plată scurt, nefragmentat, digitalizat: de la aprobarea facturilor în ERP - la autorizarea plăților în bancă – și înapoi în ERP
Odată aprobate facturile propuse pentru plată și contul bancar din care vrei sa plătești ales, inițiezi ordinul de plați multiple din aplicația ta și îl autorizezi.
Din ERP, în bancă, și înapoi în ERP, parcurgi un flux ușor de plată, digitalizat la fiecare pas, în care tehnologia te ajută.
În plus, ești mereu informat automat asupra statusului plăților indiferent de ziua și ora la care autorizezi.
3. Salvezi timp și energie la plata facturilor
Grija și efortul operării manuale a plăților solicită mult timp și energie și duc la o productivitate scăzută.
Prin digitalizarea plăților, acestea devin ușoare, iar eficiența crește exponențial cu volumul plăților pe care le ai de efectuat.
4. Detaliile plăților rămân intacte și securizate
Exportul ordinelor de plată în fișiere - medii externe aplicațiilor informatice - și manipularea lor dintr-un sistem în altul sunt mereu o sursă de erori și breșe de securitate.
Serviciul de inițiere a plăților asigură transmiterea intactă a detaliilor acestora în bancă printr-un canal API securizat, auditat și validat de bănci conform reglementărilor Bancii Naționale a României.
Plata salariilor a sute și mii de angajati, operată cu maximă eficiență și securitate
Pentru prima dată după mult timp, digitalizarea bate și la ușa plății salariilor.
Doar cine lucrează în departamentele de salarizare sau în firmele ce oferă servicii de externalizare cunoaște presiunea calendarului de activități de procesare a calculului salarial de la sfarșitul fiecărei luni.
Cu cât numărul de angajați pentru care se procesează salariile este mai mare, și cu cât corecțiile aduse datelor salariale sunt mai multe, cu atât presiunea este mai mare. Spre deosebire de alte procese administrative, salarizarea este poate ultimul care s-a bucurat de soluții de automatizare pe plan local și în afara calculului salarial care se realizează 100% automat cu ajutorul aplicațiilor specializate. Operațiunile premergătoare acestuia implică și azi exploatarea manuală a fișierelor cu date salariale, la fel și cea mai așteptată activitate din lună: plata salariilor în contul angajaților.
Plata salariilor încă inseamnă export de fișiere, extragerea detaliilor confidențiale în afara aplicațiilor de salarizare, și transmiterea lor prin email sau alte mijloace persoanei cu drept de acces în internet banking pentru importul lor manual și autorizare.
Astfel, salariile sunt expuse în mai multe medii, securitatea scade, iar riscul de corupție a fișierelor sau datelor își face apariția punând presiune pe echipa de salarizare.
Tehnologia pe care Open Banking-ul a facut-o deja posibilă ajută astăzi la eliminarea din rădăcină a neajunsurilor încă prezente la plata salariilor.
Facilitarea plăților din aplicațiile de salarizare este un pas fundamental pentru eficientizarea procesului de salarizare, pentru a salva timp, degreva specialiștii în salarizare în cel mai aglomerat și presant moment din lună, și maximiza securitatea plăților.
Validezi calculul salarial în aplicația de salarizare și ești redirecționat în bancă unde autorizezi salariile. Atât de simplu.
Taxe, contribuții și impozite plătite fără stres
Când vorbim despre taxe, contribuții, și impozite, două aspecte esențiale nu lasă companiile să doarmă liniștite:
asigurarea unui calcul corect al acestora, pentru companie și angajați
garanția că plățile inițiate ajung în conturile corecte la Trezoreria Statului și sunt asociate corect cu Codul Unic de Identificare al companiei plătitoare, respectiv Codul Numeric Personal al fiecărui angajat.
Activând în aplicația financiară plata din contul bancar al companiei direct în conturile statului, riscul de eroare la inițierea plăților către bugetul de stat scade la zero. Întreții detaliile plăților doar în aplicația ta financiară, iar ele sunt transmise în bancă prin serviciul de plăți atunci când decizi să plătești.
Prin eliminarea intervenției manuale în operarea plăților, elimini riscul de alocare greșită a sumelor care, în caz contrar, ar conduce la timp pierdut și stres pentru tine, compania ta sau clienții tăi, dacă ești un furnizor de servicii financiar-contabile.
Inițierea plăților prin servicii de plată terțe autorizate către conturile de trezorerie sunt garantate a se efectua corect și reconcilia rapid în sistemele autorităților, fiind ușor recunoscute la nivel de plătitor.
Siguranța plăților mereu pe primul loc
Indiferent de beneficiarii plăților, siguranța tranzacțiilor este o caracteristică principală a soluțiilor de digitalizare a ordinelor de plată și preocuparea majoră a tuturor participanților la evoluția plăților prin bancă: băncile, furnizorii fintech de tehnologie, și organismul de reglementare – BNR.
Având la bază infrastructura de securitate a băncilor și utilizând aceleași protocoale de criptare și securitate ca sistemele de online banking, serviciile de plată autorizate sunt furnizate într-un cadru reglementat ce are ca prim obiectiv siguranța plătitorilor și protejarea datelor acestora. Inițierea oricărei plăți către unul sau mai mulți beneficiari este în controlul exclusiv al utilizatorului.
Concluzie: digitalizarea plăților către terți este o optimizare necesară
Plățile către terți sunt mult prea importante pentru a funcționa în continuare pe tehnologii vechi și rămâne în urma activităților financiar-contabile a căror automatizare și digitalizare a cunoscut un real progres în ultimii ani.
Tehnologia disponibilă astăzi doar prin furnizorii fintech autorizați aduce în premieră o serie de beneficii pentru companiile care își doresc să nu mai opereze plățile manual, cu fișiere, ci să-și mărească eficiența, productivitatea, și starea de bine prin natura activităților pe care echipele lor le desfășoară zi de zi.
Nu în ultimul rând, companiile preocupate de siguranța tranzacțiilor lor financiare găsesc în soluțiile de plată dezvoltate de fintech-urile autorizate de BNR cel mai înalt nivel de securitate.
Vrei să simplifici plata terților pentru tine sau clienții tăi?